Pemohon wajib membawa dan melengkapi berkas persyaratan administrasi berikut:

• Siswa Aktif atau Lulusan/Alumni SMPN 6 Kota Serang.
• Surat Keterangan Kehilangan resmi dari pihak Kepolisian.
• Surat Pertanggungjawaban Mutlak (SPTJM) yang sah.
• Mengisi Formulir Pengajuan/permohonan dokumen yang disediakan sekolah.

1. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional & UU RI No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
2. PP RI No. 4 Tahun 2022 tentang Perubahan atas PP RI No. 57 Tahun 2021 tentang Standar Nasional Pendidikan.
3. Permen PAN & RB RI No. 15 Tahun 2014 tentang Standar Layanan Publik.
4. Permendikdasmen RI No. 21 Tahun 2025 tentang Standar Tenaga Kependidikan.

Mengingat diperlukannya proses pelacakan data nilai pada arsip lampau, waktu penyelesaian maksimal adalah 2 Hari Kerja sejak berkas dinyatakan lengkap. Didukung oleh 3 personil (Petugas TU, Kepala TU, dan Kepala Sekolah). Berikut alurnya:

Pemohon hadir secara langsung ke bagian Tata Usaha dengan membawa persyaratan lengkap pada jam kerja dinas dan mengisi formulir pengajuan.

Petugas memverifikasi keabsahan surat kehilangan serta SPTJM (dikembalikan jika tidak lengkap). Selanjutnya, petugas memvalidasi rekam akademik siswa melalui pencarian di Buku Induk dan Buku Lagger sekolah.

Petugas memproses naskah duplikasi rapor, meminta paraf validasi Kepala TU/Wakasek, dan mengajukannya kepada Kepala Sekolah untuk ditandatangani serta dibubuhi stempel resmi.

Pemohon mengisi Buku Tanda Terima. Petugas menyerahkan Surat Keterangan Salinan asli dan menyimpan arsip salinannya.

Gratis / Tidak dipungut biaya (Rp. 0,-). Seluruh rangkaian proses penerbitan surat duplikasi ini bebas dari biaya retribusi atau pungutan apa pun.

Output akhir yang diterima oleh pemohon berupa dokumen sah: Surat Keterangan Salinan / Duplikasi Rapor.

• Ruang Tunggu Tamu yang aman dan nyaman, dilengkapi bahan bacaan literasi.
• Tempat parkir luas, fasilitas toilet umum bersih, dan ruang ibadah (Masjid sekolah).
• Perangkat komputer, printer, mesin scanner, dan ATK dinas.
• Ruang penyimpanan khusus dengan lemari arsip terkunci untuk dokumen kesiswaan kelampauan (Buku Induk & Lagger).

• Memahami tata naskah dinas kedinasan baku dan pelacakan arsip nilai lama.
• Mampu mengoperasikan perangkat IT dan memahami manajemen pengarsipan.
• Memiliki ketelitian tingkat tinggi untuk menjamin tidak ada kesalahan pengetikan angka nilai maupun nama siswa.
• Bersikap ramah (senyum, salam, sapa) dan teguh dalam menjaga kerahasiaan dokumen negara.

Sekolah menjamin kepastian legalitas syarat, efisiensi waktu penyelesaian, ketiadaan biaya, dan kerahasiaan mutlak data nilai pribadi siswa. Pelayanan diberikan secara adil, akuntabel, dan bebas diskriminasi.

Mutu pelayanan dievaluasi secara berkala melalui Survei Kepuasan Masyarakat (SKM) yang wajib diisi oleh pemohon di akhir layanan, serta melalui Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) oleh atasan langsung.

Apabila terdapat kendala layanan, masyarakat dapat menghubungi saluran resmi berikut:

• Disampaikan tatap muka langsung / kotak saran di ruang pelayanan Tata Usaha.
• Website: https://smpn6kotaserang.sch.id | E-mail: smpn6kotaserang@gmail.com
• Telepon Kantor: 0254-205025 | WhatsApp / Media Sosial Resmi Sekolah.
• Kontak Unit Pengaduan langsung di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan setempat.